Redação oficial para concurso: pronomes de tratamento, fechos e o padrão ofício

Redação oficial parece matéria de decorar tabela, e é justamente aí que se perde ponto: a alternativa troca Vossa por Sua, Respeitosamente por Atenciosamente, ou trata o memorando como se ele ainda existisse. O que falta é separar dois detalhes parecidos.

A régua é o Manual de Redação da Presidência da República, 3ª edição, de 2018, e o Decreto nº 9.758/2019, que mudou a forma de tratamento na administração federal. Aqui você vê os atributos do texto oficial, os pronomes de tratamento nos três momentos do documento, o padrão ofício e o e-mail oficial, com os pares que valem uma revisão.

O que é redação oficial e quais são os sete atributos?

Pela definição do próprio Manual de Redação da Presidência da República, redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos. O Manual trata do tema do ponto de vista da administração pública federal. Se o seu edital citar outra referência, como uma norma do próprio ente, é ela que vale para a sua prova.

O texto oficial deve ter sete atributos, que decorrem do art. 37 da Constituição, com a publicidade, a impessoalidade e a eficiência como princípios da administração. Cada um, na prática:

• Clareza e precisão: para o Manual, a clareza é “a qualidade básica de todo texto oficial”. Texto claro é o que o leitor compreende de imediato.
• Objetividade: ir direto ao assunto, sem voltas e sem redundâncias.
• Concisão: o máximo de informação com o mínimo de palavras. Não é cortar passagem importante, é tirar palavra inútil e repetição.
• Coesão e coerência: as partes do texto precisam se ligar e fazer sentido juntas.
• Impessoalidade: o texto fica isento da individualidade de quem o escreve, como pede o princípio do art. 37.
• Formalidade e padronização: valem para o documento impresso e para o eletrônico, seja e-mail, seja documento gerado no SEI!.
• Uso da norma padrão: não existe um “padrão oficial de linguagem”; existe a norma padrão da língua. O jargão burocrático deve ser evitado.

Pronomes de tratamento na redação oficial: onde a banca pega?

Em três momentos do documento, e a questão pode misturar as regras de cada um: o endereçamento, que é o texto do envelope; o vocativo, a invocação no início do documento; e o corpo do texto.

Vossa ou Sua?

Vossa Excelência e Vossa Senhoria servem para falar diretamente com a pessoa. Sua Excelência serve para se referir à autoridade indiretamente, como no endereçamento: “A Sua Excelência o Senhor Ministro”. Para quem é tratado por Vossa Senhoria, o endereçamento é “Ao Senhor” ou “À Senhora”. A forma “A Sua Senhoria o Senhor” não se usa.

Concordância: tudo na 3ª pessoa

• Verbo: embora o pronome se refira a quem você fala, a concordância vai para a 3ª pessoa. Exemplo do Manual: “Vossa Senhoria designará o assessor.”
• Possessivo: também na 3ª pessoa. “Vossa Senhoria designará seu substituto”, e não “vosso”.
• Adjetivo: concorda com o sexo da pessoa, e não com a palavra Excelência. Exemplo do Manual: “Vossa Excelência está atarefada”, dito a uma mulher; para um homem, atarefado.

Vocativo: Chefe de Poder, demais autoridades e particular

• Chefes de Poder: “Excelentíssimo Senhor” ou “Excelentíssima Senhora” mais o cargo, como em “Excelentíssimo Senhor Presidente da República,”.
• Demais autoridades, mesmo as tratadas por Vossa Excelência: “Senhor” ou “Senhora” mais o cargo, como em “Senhora Senadora,” e “Senhor Juiz,”.
• Particular: “Senhor” ou “Senhora” mais a forma usada pela instituição (“Senhor Contribuinte,”, “Senhora Beneficiária,”), ou o nome da pessoa, ou ainda “Prezado Senhor,” e “Prezada Senhora,”.

Repare na vírgula: o vocativo é sempre seguido dela. Na tabela do Manual, Presidente da República, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do STF recebem Vossa Excelência, sem abreviatura. Vice-Presidente, Ministro de Estado, Senador, Deputado Federal, Embaixador, Oficial-General e Ministros do TCU e dos Tribunais Superiores recebem Vossa Excelência, abreviado V. Exa. Outros postos militares recebem Vossa Senhoria, V. Sa. O próprio Manual diz que esses exemplos são meramente exemplificativos.

O Decreto 9.758/2019 acabou com o Vossa Excelência?

Na administração pública federal, sim. Desde 1º de maio de 2019, na comunicação oral ou escrita com agentes públicos da administração federal direta e indireta, o único pronome de tratamento é “senhor”, flexionado para o feminino e o plural, qualquer que seja o nível hierárquico, o cargo ou a ocasião. Vale inclusive para Ministros, Vice-Presidente e Presidente da República.

O art. 3º veda estas formas, mesmo abreviadas: Vossa Excelência ou Excelentíssimo; Vossa Senhoria; Vossa Magnificência; doutor; ilustre ou ilustríssimo; digno ou digníssimo; e respeitável.

• Onde não se aplica: comunicação com autoridades estrangeiras e organismos internacionais, e com agentes do Judiciário, do Legislativo, do Tribunal de Contas, da Defensoria, do Ministério Público ou de outros entes federativos, quando a outra parte exigir tratamento especial com base em norma própria.
• Reciprocidade: o agente federal que exigir pronome especial, invocando norma da carreira, deve tratar o interlocutor do mesmo modo.
• Erro não pune: é vedado negar ato administrativo ou admoestar o interlocutor por erro na forma de tratamento.
• Endereçamento: não leva pronome de tratamento nem o nome do agente, salvo quando só cargo e setor não bastam para identificar ou quando a correspondência é dirigida a agente específico.

O que é o padrão ofício e o que aconteceu com o aviso e o memorando?

Até a 2ª edição do Manual existiam três expedientes: o aviso, expedido exclusivamente por Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia; o ofício, para e pelas demais autoridades; e o memorando, entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

A 3ª edição aboliu essa distinção. Agora se usa ofício nas três hipóteses, com nomenclatura e diagramação únicas: é o padrão ofício. Quando o órgão envia o mesmo expediente para mais de um receptor, o nome ganha a palavra CIRCULAR, como em ofício circular.

Partes do documento

1. Cabeçalho
2. Identificação do expediente
3. Local e data
4. Endereçamento
5. Assunto
6. Texto
7. Fecho
8. Identificação do signatário
9. Numeração das páginas

Fecho: Respeitosamente ou Atenciosamente?

• Respeitosamente, para autoridades de hierarquia superior à do remetente, inclusive o Presidente da República.
• Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior e demais casos.
• Ficam fora dessa regra as comunicações a autoridades estrangeiras.

Formatação que vira questão

• Papel A4, de 29,7 cm x 21 cm.
• Margem esquerda de no mínimo 3 cm, direita de 1,5 cm, superior e inferior de 2 cm; área de cabeçalho de 5 cm na primeira página.
• Fonte Calibri ou Carlito: 12 pontos no texto, 11 nas citações recuadas e 10 nas notas de rodapé.
• Recuo de parágrafo de 2,5 cm e espaçamento de 6 pontos após cada parágrafo.
• Parágrafos numerados só quando houver três ou mais, desde o primeiro; vocativo e fecho não são numerados.
• Numeração de páginas obrigatória a partir da segunda, centralizada no rodapé.

E-mail oficial vale como documento?

Pode valer. Nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, para o e-mail ser aceito como documento original é necessária certificação digital ICP-Brasil que ateste a identidade do remetente.

O Manual também traz recomendações de forma para o e-mail oficial:

• Fonte Calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta, sem fundo ou papel de parede.
• Sem ícones, sem emoticons e sem abreviações de internet, como vc e pq.
• Sem caixa alta para destaque, que, nas palavras do Manual, “denota agressividade”.
• Evitar imagens no corpo, inclusive as Armas da República e logotipos na assinatura.
• Pedido de confirmação de recebimento quando não houver confirmação de leitura.

Fonte, tamanho e formatação são o ponto em que redação oficial encontra a informática básica para concurso. E se o seu edital pedir redação dissertativa, é outra prova, com outra técnica: veja o guia de redação para concurso.

Redação oficial: questões e revisão sem decorar a tabela inteira

Estude em pares. Trocar um item pelo outro do par é um jeito simples de montar uma alternativa errada.

• Vossa (falar com a pessoa) x Sua (falar da pessoa).
• Respeitosamente (hierarquia superior) x Atenciosamente (mesma, inferior e demais casos).
• Excelentíssimo Senhor (Chefes de Poder) x Senhor mais o cargo (demais autoridades).
• Manual de 2018 (tabela de tratamento) x Decreto nº 9.758/2019 (só senhor na administração federal).
• Aviso e memorando (até a 2ª edição) x ofício (padrão único na 3ª edição).
• Interino (nomeado na vacância) x substituto (designado no cargo vago ou no afastamento do titular).

1. Copie os pares numa folha só e leia antes de cada sessão.
2. Resolva questões por matéria e por banca logo depois de revisar os pares.
3. Ao errar, anote qual item do par te pegou, e não só a resposta certa.
4. Volte à folha em intervalos crescentes, como em revisão espaçada.

A norma padrão é um dos atributos: a gramática cobrada aqui é a mesma de português para concurso.

Redação oficial conversa com outras duas frentes da série. A Lei nº 13.460/2017 pede linguagem simples, sem siglas, jargões e estrangeirismos, no atendimento ao público. E todo ofício que chega ao órgão passa pelo protocolo e pelo arquivo. O mapa completo das matérias está no guia de concursos na área administrativa.

Perguntas frequentes

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